Et forældet system, der var svært at supportere

Odsherred Forsyning havde tidligere et telefonisystem, der var teknologisk forældet og vanskeligt at få supporteret ved nedbrud. Det var også besværligt at få nye telefoner og oprette nye medarbejdere.

Samtidig havde virksomheden brug for en løsning, der kunne understøtte både kundeservice, administration og de mange medarbejdere, der arbejder ude i marken. Telefonien skulle være mere fleksibel, mere digital og lettere at tilpasse i hverdagen.

IP-telefoni kombineret med mobil adgang

IPhouse leverede en hostet telefoniløsning baseret på Telavox’ platform. Løsningen kombinerer IP-telefoni med mobiltelefoner, så både medarbejdere ved computeren og medarbejdere ude i marken kan arbejde med samme telefoniløsning.

I kundeservice bruges computere og headset, så medarbejderne kan håndtere opkald effektivt. Når kunder ringer ind, mødes de af en velkomst, og opkald kan fordeles efter behov – fx til den medarbejder, der har været ledig længst.

En løsning der kan tilpasses i hverdagen

Med den nye løsning kan Odsherred Forsyning selv arbejde mere fleksibelt med ringegrupper, viderestilling og velkomstbeskeder. Det gør det nemmere at tilpasse telefonien, hvis der opstår akutte situationer eller ændringer i bemandingen.

Ved fx et ledningsbrud kan der hurtigt lægges en ny velkomstbesked ind, så kunder får information, allerede når de ringer. Det sparer tid for både kunder og medarbejdere og giver en bedre oplevelse i pressede situationer.

Bedre overblik for både kunder og medarbejdere

Den nye telefoniløsning har gjort det lettere for Odsherred Forsyning at betjene kunderne og skabe overblik internt. Medarbejderne kan se, hvem der er ledige, hvem der taler i telefon, og hvem der er syg eller på ferie.

For medarbejdere i marken giver mobilappen adgang til mange af de samme informationer som kollegerne med IP-telefoner. Det binder organisationen bedre sammen og gør det lettere at håndtere henvendelser, uanset hvor medarbejderne befinder sig.

Løsningen er leveret og driftet af IPhouse, mens selve telefonidelen er baseret på Telavox. Indfasningen forløb problemfrit og i et åbent samarbejde, og de udfordringer, der opstod undervejs, blev løst hurtigt.

For Odsherred Forsyning giver det tryghed, at IPhouse har en afdeling tæt på. Når telefoni er vigtig for både drift og kundeservice, betyder det noget, at hjælpen er til at få fat i.